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SERVIZI DI EVENT MANAGEMENT
I servizi di WeWeb includono tutte le fasi necessarie alla realizzazione di un evento: dal briefing con il cliente per la definizione degli obiettivi e delle esigenze di contenuto e coinvolgimento dei partecipanti, alle scelte tecnologiche e di gestione, la formazione del team di lavoro e le attività di setting pre-evento, durante l’evento e dopo il termine.
Hai già un service tecnico per le attività on site? Ci possiamo affiancare con le attività di streaming e gestione dell’ambiente on line e possiamo suggerirti strumenti per coinvolgere anche “digitalmente” il pubblico in sala, per ridurre il divario e la distanza tra chi segue in presenza e chi segue da remoto.
Possiamo anche, grazie ad una rete di partner e di collaborazioni, attrezzare la location con la più moderna attrezzatura audio e video o predisporre un setting fisico solo per i relatori e gestire tutti i partecipanti solo da remoto anche in relazione alle problematiche di assembramento e ridotta capienza delle sale per l’emergenza COVID.
Che sia un meeting aziendale o una convention internazionale poniamo la massima cura in tutti i dettagli.
Pre-Evento
Analisi e Progettazione del Format
Il primo passo è verificare insieme le tue esigenze. Raccontaci quello che hai fatto e i tuoi obiettivi per il prossimo evento. Dal confronto nasceranno idee nuove e soprattutto saremo in grado di delineare le linee guida del tuo evento.
Pre-Evento
Setting Evento e Personalizzazione Ambiente Virtuale
Raccolte tutte le informazioni viene costruito l’event plan che descrive tutti gli elementi organizzativi e tecnologici legati all’evento: dalla scelta della location e delle piattaforme o app utilizzate, alla strumentazione audio-video e ai servizi di accoglienza ed assistenza on line e on site.
Pre-Evento
Segreteria Organizzativa, Prove e Training
Una volta scelto il format dell’evento si passa all’azione: il team di gestione dell’evento dovrà supervisionare tutte le attività che permettono di arrivare preparati alla diretta o alla live.
Evento
Gestione della Regia, Supporto Tecnico e Engagement
Il servizio di gestione dell’evento comprende tutte quelle attività che permettono di assistere il cliente nella realizzazione dell'evento on line o in modalità mista, compresa la fornitura di tutta l’attrezzatura necessaria per la gestione delle sessioni.
Post-Evento
Reportistica e Video Editing
Terminato l’evento le attività non sono finite. Fondamentale un briefing a caldo con il cliente e il team di lavoro: utile per raccogliere feedback, prevenire criticità future e ottimizzare determinate fasi del processo.
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Eventi Online
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Eventi Ibridi
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Meeting 1TO1
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Prove
offrire servizi modulari (che possono essere acquistati singolarmente in base a quello che il cliente ha già) fino alla gestione completa dell’evento
ambiente virtuale per la gestione integrata di tutte le attività dell’evento (convegni, sessioni di formazione, stand virtuali, area networking, meeting 1 to 1): un unico punto di accesso che può essere utilizzato anche prima e dopo l’evento e che quindi garantisce un più ampia visibilità dell’evento.
Creare un maggior coinvolgimento sia degli utenti da remoto, sia dei partecipanti in aula cercando di avere un’esperienza di evento il più possibile simile nonostante la mancanza della presenza fisica
Nel caso di area virtuale con stand, coinvolgere gli espositori o gli sponsor offrendo dei servizi aggiuntivi che garantiscano una maggior visibilità non solo durante l’evento, ma anche prima e dopo
Supporto nella realizzazione di «materiale digitale» (video, interviste, materiali per lo stand) che possa dare visibilità all’evento e agli sponsor
Creare delle iniziative che stimolino l’accesso all’area virtuale e al networking (tra espositori, partecipanti e speaker)
ambiente virtuale per la gestione integrata di tutte le attività dell’evento (convegni, sessioni di formazione, stand virtuali, area networking, meeting 1 to 1): un unico punto di accesso che può essere utilizzato anche prima e dopo l’evento e che quindi garantisce un più ampia visibilità dell’evento.
Creare un maggior coinvolgimento sia degli utenti da remoto, sia dei partecipanti in aula cercando di avere un’esperienza di evento il più possibile simile nonostante la mancanza della presenza fisica
Nel caso di area virtuale con stand, coinvolgere gli espositori o gli sponsor offrendo dei servizi aggiuntivi che garantiscano una maggior visibilità non solo durante l’evento, ma anche prima e dopo
Supporto nella realizzazione di «materiale digitale» (video, interviste, materiali per lo stand) che possa dare visibilità all’evento e agli sponsor
Creare delle iniziative che stimolino l’accesso all’area virtuale e al networking (tra espositori, partecipanti e speaker)
SERVIZI AGGIUNTIVI
Traduzione simultanea
Per eventi internazionali o quando ci sono relatori stranieri che vogliamo far intervenire nella loro lingua madre, è possibile richiedere il servizio di traduzione simultanea comprensivo del numero di interpreti necessari a seconda delle lingue di traduzione e della durata.
Area Virtuale
Gli ambienti virtuali in 3D permettono di creare delle ambientazioni on line più coinvolgenti rispetto ad una semplice landing page e con la possibilità di arricchire l’ambiente di contenuti e di spazi per iniziative di engagement che rendano il tuo evento unico e personalizzato rispetto al tuo brand ed alla mission dell’evento.
Digital Concierge / Meeting 1to1
1. Per il partecipante da remoto, dall’area virtuale sarà possibile allo stand o in una0era dedicata, prenotare il meeting virtuale sulla base di slot di disponibilità dell’espositore o dello sponsor 2. Nella location viene allestito un Digital Desk per il servizio di «digital concierge».
Servizi audio/video
Oltre ad offrire le attrezzature audio/video per la location, integrandosi con eventuale materiale già fornito insieme alle sale, possiamo arricchire il nostro pacchetto eventi con servizi personalizzati
TEAM BUILDING E GAMIFICATION
Uno degli obiettivi di un evento, soprattutto quando rivolto a team di lavoro, è quello di rendere l’esperienza utile ed unica. Si può motivare e fare formazione anche divertendosi e anche se i partecipanti sono fisicamente distanti.